Pierwszą fazą zawierania umowy jest jej przygotowanie i podpisanie. Tekst umowy przygotowywany jest zazwyczaj w toku rokowań (negocjacji) prowadzonych między zainteresowanymi państwami na i konferencjach międzynarodowych, dwustronnych i wielostronnych.Konferencje międzynarodowe prowadzone są według pewnych tradycyjnie przyjętych zasad. A zatem odbywają się z reguły na obszarze państwa, które zaprasza na konferencję. Delegat tego państwa jest z reguły przewodniczącym konferencji (nie dotyczy to konferencji zwoływanych pod auspicjami ONZ lub innych organizacji międzynarodowych). Obrady toczą się na posiedzeniach plenarnych i w komisjach. Uczestnicy konferencji powinni wykazać się pełnomocnictwami wystawionymi w odpowiedniej formie.